Dziennik budowy – co zmieniła nowelizacja z 2020 r.?

Obowiązkowe prowadzenie dziennika budowy to temat, który dotyka każdego, kto planuje inwestycję budowlaną — od inwestorów indywidualnych, przez deweloperów, po specjalistów z branży. Nowelizacja przepisów z 2020 roku przyniosła przełomowe zmiany, zwłaszcza za sprawą wprowadzenia możliwości korzystania z e-Dziennika budowy, uproszczenia zasad wypełniania oraz nowych obowiązków dla kierowników budów. Jak wygląda dziennik budowy po nowelizacji i co musisz wiedzieć, by nie narazić się na kary? Ten praktyczny poradnik wyjaśnia najważniejsze aspekty nowelizacji dziennika budowy 2020.

Jakie były główne zmiany w dzienniku budowy w 2020 roku?

Rok 2020 był przełomowy dla przepisów budowlanych w zakresie prowadzenia dziennika budowy. Celem było unowocześnienie procesu dokumentowania przebiegu robót oraz zwiększenie przejrzystości inwestycji.

Wprowadzenie e-Dziennika jako opcji

Najważniejszą zmianą była możliwość prowadzenia dziennika budowy w wersji elektronicznej. Wcześniej jedyną akceptowaną formą był dziennik papierowy, wydawany i rejestrowany przez właściwy urząd. Po nowelizacji wybór formy dokumentacji stał się elastyczny: inwestor lub kierownik budowy może zdecydować, czy woli e-Dziennik budowy 2020, czy klasyczny papierowy dziennik.

Zmiany dotyczące formy i treści wpisów

Zmodyfikowano również zakres i formę wpisów, które powinny być bardziej precyzyjne i kompletne. Obowiązek ten spoczywa na wszystkich osobach uprawnionych do dokonywania adnotacji (kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant). Wpisy w obu formach — elektronicznej i papierowej — muszą być czytelne, opatrzone datą oraz podpisem lub podpisem elektronicznym.

Ułatwienia w dostępie dla inwestora i nadzoru

Zmiany miały na celu także ułatwienie dostępu do dziennika budowy dla wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego: inwestora, przedstawicieli nadzoru budowlanego, kierownika budowy i innych osób zainteresowanych procedurą. Szczególnie w wersji elektronicznej umożliwiono dostęp zdalny, co znacząco skróciło czas reakcji na istotne wydarzenia na placu budowy.

Czym jest e-Dziennik i jak działa?

E-Dziennik budowy to nowoczesna platforma umożliwiająca prowadzenie zapisów z przebiegu robót budowlanych online. To narzędzie zyskało na znaczeniu szczególnie w dobie pandemii i pracy zdalnej.

Jak założyć dziennik elektroniczny?

Założenie e-Dziennika budowy 2020 jest proste. Inwestor zgłasza się przez specjalny portal rządowy. System weryfikuje tożsamość użytkownika, wiążąc dziennik z konkretną inwestycją. Aktywacja dziennika trwa krócej niż w tradycyjnej formie. Po założeniu, kierownik budowy i inne uprawnione osoby mogą uzyskać dostęp za pomocą indywidualnych kont i podpisów elektronicznych.

Kto może dokonywać wpisów?

Podobnie jak w wersji papierowej, wpisów mogą dokonywać wyłącznie osoby wymienione w przepisach:

• kierownik budowy,
• inspektor nadzoru inwestorskiego,
• projektant (w zakresie czynności nadzoru autorskiego),
• upoważnieni pracownicy organów administracji architektoniczno-budowlanej,
• inwestor w określonych przypadkach.

Każda operacja jest rejestrowana; nie można cofnąć ani modyfikować zapisu.

Zabezpieczenia danych i integralność wpisów

E-Dziennik budowy wyposażony jest w mechanizmy zabezpieczające dane przed utratą czy manipulacją. Umożliwia to automatyczne tworzenie kopii zapasowych, archiwizację informacji oraz korzystanie z podpisów kwalifikowanych. Integralność wpisów gwarantuje niemożność ich późniejszej edycji.

Czy dziennik papierowy jest nadal dopuszczalny?

Wielu inwestorów zastanawia się, czy nowelizacja dziennika budowy 2020 całkowicie eliminuje wersję papierową. Odpowiedź brzmi: nie.

Kiedy można korzystać z wersji tradycyjnej?

Dziennik papierowy jest wciąż dopuszczalny i może być wydany przez właściwy organ na wniosek inwestora. W praktyce jest to często wybierane rozwiązanie przez osoby preferujące tradycyjną dokumentację lub niemające możliwości skorzystania z wersji elektronicznej.

Równoległe prowadzenie e- i papierowego dziennika

Co ważne, nie można prowadzić równocześnie dwóch dzienników jednej budowy — należy wybrać jedną formę. Przełączenie się z dziennika papierowego na elektroniczny (lub odwrotnie) wymaga oficjalnego zamknięcia dotychczasowej formy i rozpoczęcia nowej.

Co wybrać – plusy i minusy obu form

Obie formy mają swoje wady i zalety:

E-Dziennik:

• szybki dostęp online dla uprawnionych,
• łatwa archiwizacja i wyszukiwanie wpisów,
• brak ryzyka zagubienia fizycznej dokumentacji,
• konieczność zapewnienia podpisu elektronicznego.

Papierowy dziennik:

• nie wymaga znajomości obsługi systemów elektronicznych,
• ryzyko uszkodzenia lub utraty,
• utrudniony dostęp dla osób niepracujących stale na placu budowy.

Wybór zależy od preferencji inwestora i specyfiki inwestycji.

Jakie nowe obowiązki wprowadziła nowelizacja dla kierownika budowy?

Nowelizacja dziennika budowy 2020 wprowadziła kilka nowych lub precyzyjniej określonych obowiązków dla osoby pełniącej funkcję kierownika budowy.

Częstotliwość wpisów i zakres informacji

Kierownik budowy musi regularnie dokonywać wpisów dokumentujących wszystkie istotne wydarzenia, takie jak rozpoczęcie, przebieg i zakończenie robót, odbiory częściowe, przerwy techniczne itp. Ponadto każdy wpis musi być szczegółowy i zawierać wszystkie kluczowe informacje wymagane przepisami.

Obowiązek zgłaszania rozpoczęcia i zakończenia robót

Zmiany nałożyły na kierownika budowy obowiązek dokonania wpisów o rozpoczęciu i zakończeniu prac bezpośrednio po wystąpieniu tych faktów. Służy to większej transparentności całego procesu i eliminuje przypadki niejasności, które mogłyby prowadzić do sporów, np. w sytuacji katastrofy budowlanej lub kontroli organu nadzoru.

Współpraca z inwestorem i inspektorem nadzoru

Nowelizacja wzmacnia także rolę współpracy pomiędzy kierownikiem budowy, inwestorem oraz inspektorem nadzoru inwestorskiego. Uczestnicy procesu muszą mieć dostęp do aktualnych wpisów w dzienniku i mogą zgłaszać uwagi dotyczące prowadzenia prac. Wersja elektroniczna szczególnie ułatwia tę wymianę informacji.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia dziennika?

Prawidłowe prowadzenie dziennika budowy — zarówno e-Dziennika budowy, jak i wersji papierowej — jest kluczowe dla legalności i bezpieczeństwa inwestycji.

Kary i odpowiedzialność karna

Nieprawidłowe, nierzetelne lub niekompletne prowadzenie dziennika budowy może skutkować poważnymi konsekwencjami. Na kierownika budowy lub inne osoby odpowiedzialne mogą zostać nałożone kary administracyjne, mandaty, a w skrajnych przypadkach nawet sankcje karne, zwłaszcza jeśli dopuściły się fałszowania wpisów lub ukrywania zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa inwestycji.

Utrata ważności dziennika w postępowaniu

Wadliwie prowadzony dziennik może utracić moc dowodową, a w efekcie organy nadzoru budowlanego mogą nakazać powtórzenie robót, wstrzymać budowę lub odmówić wydania pozwolenia na użytkowanie obiektu.

Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Aby uniknąć problemów, kierownik budowy oraz pozostali uczestnicy inwestycji powinni:

• systematycznie dokonywać wpisów zgodnie z wymaganiami,
• upewniać się, że każda czynność budowlana została odpowiednio udokumentowana,
• nie dopuszczać do luk czasowych pomiędzy wpisami,
• nie fałszować, nie usuwać i nie poprawiać raz zamieszczonych informacji (w przypadku pomyłki — należy sporządzić nowy, uzupełniający wpis),
• przechowywać dziennik w sposób uniemożliwiający utratę lub dostęp nieuprawnionych osób.

Przyszłość prowadzenia dziennika budowy po nowelizacji

Zmiany wprowadzone w 2020 roku mają na celu ułatwienie prowadzenia inwestycji zarówno inwestorom, jak i wykonawcom i nadzorowi. E-Dziennik budowy 2020 staje się coraz popularniejszy, minimalizując błędy i usprawniając prowadzenie dokumentacji, choć wersja papierowa wciąż pozostaje alternatywą. Prawidłowe i regularne prowadzenie dziennika, niezależnie od wybranej formy, to fundament bezpiecznego przebiegu inwestycji i ograniczenie ryzyka sporów oraz problemów z odbiorem budynku. Warto na bieżąco śledzić aktualne wymogi i ufać sprawdzonym procedurom, by każdy etap inwestycji był nie tylko zgodny z prawem, ale i przejrzysty dla wszystkich uczestników procesu budowlanego.